Wirtualne biuro to outsourcing obsługi biurowej firmy. Przedsiębiorca korzystający z wirtualnego biura otrzymuje adres pod rejestrację firmy, choć może pracować z dowolnego miejsca na świecie, w tym również z domu czy kawiarni. Wirtualne biuro to jednak coś więcej niż adres – to także profesjonalne usługi, które zwiększają wygodę prowadzenia firmy oraz pozwalają zaoszczędzić czas i pieniądze. Jakie są najpopularniejsze usługi oferowane przez wirtualne biura i kiedy warto się zdecydować na to rozwiązanie?
#1 Prestiżowy adres pod rejestrację firmy
Wirtualne biuro w Poznaniu najbardziej kojarzy się z prestiżowym adresem. Możesz więc pracować w małej miejscowości w Wielkopolsce, a zarejestrować firmę w Poznaniu. Dlaczego to ważne? Klienci znacznie przychylniej patrzą na firmy, które mają adresy w dużych miastach, zwłaszcza w prestiżowych lokalizacjach. Wirtualny adres to dodatkowa reklama dla przedsiębiorstwa, która korzystnie wpływa na jego wizerunek. Warto zdecydować się na współpracę z firmą, która nie tylko udostępnia wirtualny adres, lecz również umożliwia organizowanie spotkań z klientami w siedzibie firmy.
#2 Odbiór i przechowywanie dokumentów
Wirtualne adresy bardzo często oferują biura rachunkowe, które zajmują się również zarządzaniem dokumentami przychodzącymi pod adres firmy. Dzięki temu nie musisz się martwić, że ważne dokumenty będą tygodniami leżały w skrzynce, do której nie masz dostępu. Współpracę można również poszerzyć o prowadzenie księgowości, dzięki czemu w ramach wirtualnego biura możesz także otrzymać wsparcie specjalistów od księgowości i podatków.
#3 Skanowanie i przesyłanie otrzymanych dokumentów
Obsługa korespondencji obejmuje nie tylko odbiór dokumentów przychodzących pod wirtualny adres, lecz również ich skanowanie i przesyłanie do odbiorcy. Dzięki temu nie musisz dojeżdżać do siedziby biura ani czekać na przesłanie dokumentów pocztą – cały proces może się odbywać drogą elektroniczną. W ten sposób oszczędzasz czas i masz pewność, że docierają do Ciebie wszystkie ważne dokumenty.
#4 Wynajem sal konferencyjnych
Prowadzisz biznes, który od czasu do czasu wymaga spotkań z klientami lub pracownikami? Znajdź wirtualne biuro w Poznaniu, które oprócz adresu udostępnia również sale konferencyjne. Jedną z takich firm jest TaxCoach – kancelaria podatkowo-rachunkowa, która w ramach usługi zapewnia możliwość korzystania z sali konferencyjnej przez 2 godziny w miesiącu. Sala jest wyposażona w rzutnik, materiały biurowe i komputer z dostępem do internetu, dzięki czemu nie musisz brać ze sobą sprzętu ani inwestować w dodatkowe materiały.
#5 Szyfrowany panel klienta
Decydując się na wirtualne biuro, zwróć uwagę, w jaki sposób będą przechowywane i przesyłane Twoje dokumenty. Usługodawca powinien zadbać o najwyższe bezpieczeństwo, aby uniknąć wycieku wrażliwych danych. Najlepiej skorzystać z usług firmy, która oferuje szyfrowany panel klienta, do którego mamy całodobowy dostęp z każdego urządzenia z dostępem do internetu.
Wirtualne biuro – dlaczego warto?
Wirtualny adres to propozycja dla przedsiębiorców, którzy prowadzą działalność w nowoczesny sposób. Dzięki usłudze można nie tylko zminimalizować koszty, lecz również zyskać nowych klientów i zapewnić sobie wygodną obsługę dokumentów.
Największe zalety wirtualnego biura:
- Prestiż – prestiżowy adres to zachęta dla klientów, którzy szukają na przykład firm z Poznania. To także sposób na znalezienie odbiorców spoza własnego regionu, jeśli naszą grupą docelową są osoby z danego miasta. Wirtualny adres pozwala też uniknąć konieczności podawania własnego adresu w CEIDG.
- Oszczędność pieniędzy – korzystając z tej usługi, nie trzeba wynajmować powierzchni biurowej, by zyskać prestiżowy adres. Jeśli usługa obejmuje dostęp do wyposażonych sal konferencyjnych, można również zaoszczędzić na wynajmie takiego obiektu.
- Oszczędność czasu i wygoda – korespondencję firmową obsługuje wirtualne biuro, które zajmuje się również skanowaniem i przesyłaniem dokumentów do klienta. Nie trzeba więc tracić czasu na dojazdy, a dzięki platformie online można liczyć na bezpieczeństwo przesyłania wrażliwych danych i dostęp z każdego miejsca na świecie.
- Spotkania z klientami – pod adresem wirtualnego biura można też zorganizować spotkanie z kontrahentami, a tym samym zrezygnować ze spotkań w zatłoczonych kawiarniach, w których trudno o prywatność.
Czy wirtualne biuro jest dla mnie?
Zastanawiasz się, czy ta usługa jest dopasowana do Twoich potrzeb? Odpowiedź jest twierdząca, jeśli zależy Ci na:
- rejestracji firmy pod prestiżowym adresem w dużym mieście,
- obsłudze dokumentów przez zewnętrzne biuro,
- outsourcingu usług księgowych,
- braku konieczności wynajmowania biura,
- wygodzie i oszczędności czasu,
- możliwości spotkań z klientami w biurze,
- dostępie do dokumentów w trybie 24/7 i online.
Na wirtualny adres najczęściej decydują się przedsiębiorcy pracujący zdalnie (np. z domu), którym zależy na rejestracji firmy pod adresem innym niż domowy, bez konieczności wynajmowania przestrzeni biurowej.